PEMESANAN HIDANGAN MELALUI ROOM SERVICE

Jika tamu memesan hidangan melalui telepon, pemesanan tersebut langsung diterima oleh petugas room service (order taker). Order taker akan menulis pesanan tersebut dalam buku pesanan / slip order sebanyak tiga rangkap dan selanjutnya masing – masing slip order diserahkan ke bagian :

-          Lembar ke satu dikirim ke dapur (kitchen) atau bar

-          Lembar ke dua dikirim ke kasir untuk dibuatkan rekening / bill

-          Lembar ketiga diberikan kepada pramusaji untuk menata pesanan.

Hal tersebut masih menggunakan sistim manual. Apabila menggunakan system computer atau micros machine maka order taker langsung memasukkan data sesuai pesanan dan langsung merupakan guest bill, lembaran lain sudah langsung diterima dibagian dapur atau bar tanpa melalui pramusaji.

Cara menerima telepon di room service

Usahakan mengangkat gagang telepon dengan benar sebelum dering ke dua dan jangan berdering lebih dari tiga kali

Pertama mengangkat telepon ucapkan dan jati diri dan salam selamat pagi/siang/malam dan sebutkan nama order taker seperti : Room service, good morning, Ani speaking, may I help you, sir/madam ?

Pusatkan perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak terjadi kesalahan. Tamu tidak mau tahu apakah kita sedang sibuk atau tidak, telpon mereka sangat penting. Jangan menjawab telepon sambil berbicara dengan teman sewaktu melaksanakan tugas.

Berbicara dengan jelas, jangan sambil mengunyah sesuatu dalam mulut seperti permen karet, menggigit pensil, dan lain-lain.

Berbicara dengan nada yang menyenangkan, jangan sampai ada nada kesal atau berteriak, Hal ini akan merasa tamu tidak senang.

Usahakan memanggil nama tamu bila sudah mengenalnya atau lihat nama tamu pada guest slip sesuai dengan nomor kamar yang muncul di monitor telepon. Hal ini sangat penting sebagai penghargaan kepada tamu yang menginap di hotel.

Order taker harus selalu siap membantu bila ada tamu yang menginginkan penjelasan, beri saran kepada tamu yang sulit dalam memilih hidangan.

Ulangi sekali lagi permintaan / pesanan tamu termasuk nomor kamar dan waktu pengantaran pesanan agar tidak terjadi kesalahan.

Segera telepon tamu yang memesan bila terjadi kesalahan atau keterlambatan dalam pengiriman makanan dan minuman yang dipesan.

Setelah tamu selesai menelpon dengan pesanannya, segera ucapkan terima kasih dengan rasa senang hati dan siap membantu bila ada keperluan lainnya. Letakkan gagang telepon setelah tamu meletakkn gagang teleponnya terlebih dahulu. Hal tersebut untuk menghindari apabila tamu akan memesan hidangan lainnya masih dapat diterima oleh order taker, tanpa harus mengulang nomor room service.

2.      Melalui Door Knob Menu

Setelah door knob menu diisi tamu dan digantungkan pada pintu sebelah luar, selanjutnya petugas room service mengambil dan dipilah dikelompokkan berdasarkan jam pengantaran yang diinginkan tamu, kemudian diserahkan ke order taker untuk dibuatkan slip order.